Hace algunas semanas buscando donde cenar en Chicago, y considerando que en esa ciudad los restaurantes suelen cerrar “temprano”, decidimos visitar un viejo conocido que nunca decepciona, el Minghin Cuisine en el 215 E. de Ohio St. Al final de la comida, y como buen restaurant de cocina china, la cuenta viene acompañada con unas “galletas de la fortuna”; cada uno abrió la suya, y para coincidencia, la mía contenía un mensaje curiosamente asociado a una actividad a la que dedico mucho tiempo, planificar. ¿Y qué decía el mensaje en la galleta?, pues que “la buena suerte es producto de la buena planificación”
La suerte no es solo un hecho aleatorio y fortuito (que no descarto al 100%), sino más bien el resultado de un proceso (a veces incluso inconsciente) que nos prepara para aprovechar las oportunidades cuando se presentan. El libro Outliers: The Story of Success de Malcolm Gladwell, por ejemplo, es un buen texto para reinterpretar lo que algunos llaman “suerte” detrás del éxito, pues explica desde su perspectiva, como no solo son el esfuerzo o el talento los que determinan los resultados, sino una combinación de factores externos como el entorno, la cultura dominante en la que se produce el desarrollo de una persona, las circunstancias según sea el momento de nacimiento, la práctica deliberada de una actividad para ganar experiencia, o el apoyo social. Gladwell muestra cómo estos elementos crean e influyen en las condiciones para alcanzar el éxito.
Pero regresando a la galleta de la fortuna y considerando los elementos que influyen en la “suerte”, tal como menciona Gladwell en su libro, si lo vemos desde una perspectiva organizacional también nosotros podemos conscientemente crear esas condiciones a partir de las variables que controlamos, y tomar conciencia de las que no y su impacto para influir en lo que llamamos “suerte”. Planificar se convierte entonces, a nivel personal o empresarial, en una herramienta indispensable para tal fin.
Todo aquel que planifica debe hacerlo sobre la base de un conocimiento claro y profundo del entorno que le rodea, así como de las implicaciones de este para con su negocio, con ello, somos capaces de anticipar posibles escenarios y desarrollar en consecuencia estrategias para enfrentarlos. Así mismo, planificar a partir de esa consciencia del entorno permite identificar riesgos y amenazas, definir nuestro apetito o tolerancia a estos, y gestionarlos en consecuencia aplicando estrategias de mitigación donde corresponda; esto nos permitirá prepararnos también para escenarios desfavorables que se puedan salirse de nuestro control, elevando entonces nuestro poder de anticipación y nuestra capacidad para reaccionar ante una contingencia o crisis, procurando así, asegurar la continuidad de nuestras operaciones mientras protegemos nuestros activos tangibles como lo son: gente, infraestructura o finanzas, e intangibles como la reputación.
Pero no todo son riesgos, planificar con objetivos y metas claras también permite una mayor capacidad de Identificar oportunidades. Cuando una oportunidad aparece, quien ha planificado estará mejor preparado para reconocerla y actuar con la agilidad necesaria para aprovecharla en función de que tan alineada esté con su visión, de allí que, como actividad fundamental de toda planificación este su recalibración permanente conforme se identifiquen tendencias y patrones que puedan representar oportunidades, antes que otros las identifiquen y aprovechen. Esta flexibilidad de recalibrar con frecuencia lo planificado aporta agilidad e innovación, lo que permite ajustar las estrategias rápidamente cuando las circunstancias cambian repentinamente.
Planificar supone entonces crear condiciones propicias para que las cosas salgan bien, incluso en momentos de alta incertidumbre como en las que todos vivimos en estos tiempos. Al planificar por escenarios conforme a nuestra realidad, si bien siempre mantendremos una cuota de incertidumbre a priori pues a veces es difícil saber que escenario se materializará, no es menos cierto que el estar preparados para ello nos brindará un mayor margen de maniobra para adaptarnos y prosperar.
Ahora bien, es cierto que planificar por escenarios puede ser un poco mas costoso, consumidor de tiempo y recursos que no toda organización tiene a su disposición, requiere de profundidad en el análisis y esta sujeto a los sesgos particulares de quienes estructuran los escenarios, de allí que la ayuda externa sea conveniente para que sirva, no solo como un “buffer”, sino para asegurar que el proceso fluya y contemple todo lo necesario. Si bien estas podrían resultar desventajas para su aplicación, simplificarlo será una tarea clave para darle viabilidad sin que pierda calidad en su aporte de valor, ayudándonos así a dibujar los futuros posibles y sus impactos en la organización.
Hoy, inmersos en un mundo que pasó de V.U.C.A (Volátil, incierto, Complejo y Ambiguo) a B.A.N.I. (Frágil, Ansioso, No lineal e incomprensible), planificar por escenarios contribuye a identificar esas variables clave que pueden incidir en nuestro negocio con mayor impacto, prepararnos a través de estrategias sensatas, y alinear a toda la organización en torno a ello para incrementar nuestra capacidad de reacción coherente y bien coordinada. Hay que tomarse el tiempo para planificar.
La planificación por escenarios es una herramienta poderosa para enfrentar la incertidumbre, no se trata de predecir el futuro, sino de prepararse para diferentes versiones de él. Al hacerlo, mejoraremos nuestra capacidad de adaptación a través de una mejor capacidad para la toma de decisiones, a la vez que incrementaremos nuestra resiliencia ante cambios inesperados. Qué suerte, ¿no?
